Bij een hybride bijeenkomst zit een deel van het publiek in de zaal en volgt een ander deel het programma online. Hybride vertaling betekent dat beide groepen dezelfde taalkeuze krijgen: bezoekers in de zaal via ontvangers met oortelefoon, online deelnemers via een taalkanaal in het platform of de streamplayer. Achter de schermen wordt daarvoor één set tolkenkanalen aangemaakt die zowel naar de zaalinstallatie als naar de stream wordt gedistribueerd. Ook de vragen vanuit het online publiek moeten hoorbaar zijn in de zaal én bij de tolken, zodat de vertaling in beide richtingen blijft werken.

Dat hangt af van het gebruikte platform. Veel vergaderplatforms hebben een ingebouwde tolkenfunctie waarbij de deelnemer in het menu een taal selecteert; bij een professionele livestream wordt vaker gewerkt met meerdere audiosporen in de player of met aparte streamlinks per taal. Een derde variant is een webapplicatie waarin de deelnemer naast het beeld zijn eigen taalkanaal opent, wat handig is als het platform zelf geen meertalige audio ondersteunt. Belangrijk is dat vooraf wordt vastgesteld hoeveel talen het gekozen platform daadwerkelijk aankan, omdat dat sterk verschilt.

Ja, dat heet tolken op afstand: de tolk werkt vanuit huis, een studio of een tolkenhub en krijgt beeld en geluid van de zaal doorgestuurd. Voorwaarden zijn een stabiele, vertragingsarme verbinding, een goed beeld van spreker en presentatie en een rustige werkomgeving — de eisen daarvoor zijn vastgelegd in ISO 24019. Werken vanuit een hub of studio is doorgaans betrouwbaarder dan vanuit huis, omdat daar professionele apparatuur en een back-upverbinding aanwezig zijn. Bij belangrijke congressen wordt vaak gekozen voor tolken ter plaatse in een cabine, met tolken op afstand als aanvulling voor extra talen.

Naast de gebruikelijke geluids- en beeldtechniek zijn er extra signaalwegen nodig: een schone mix van de zaal richting tolken en stream, en een retourweg zodat online sprekers en vragenstellers in de zaal te horen zijn. Om rondzingen en echo te voorkomen wordt gewerkt met zogeheten mix-minus-signalen, waarbij elke deelnemer alles hoort behalve zijn eigen geluid. Verder is er een camera- en beeldregie nodig die zowel de zaal als de online kijker bedient, inclusief de presentatie in beeld. Een technicus die tijdens de sessie de kanalen, niveaus en verbindingen bewaakt, is bij hybride vrijwel altijd noodzakelijk.

De meest voorkomende problemen zijn vertraging tussen beeld en geluid, echo doordat een deelnemer zonder koptelefoon meeluistert, en een platform dat het gewenste aantal talen niet ondersteunt. Daarnaast wordt vaak onderschat dat de tolk ook het online publiek moet kunnen horen; zonder retoursignaal valt de vertaling stil zodra een vraag vanuit huis komt. Ook een instabiele internetverbinding op locatie is een risico, wat te ondervangen is met een vaste lijn plus een mobiele back-up. Een technische generale repetitie met de sprekers, het platform en de tolken haalt vrijwel al deze problemen er vooraf uit.