Bij langlopende verhuur of lease staat de audiovisuele apparatuur voor een afgesproken periode van maanden of jaren op locatie, in plaats van dat die per evenement wordt aangevoerd. Denk aan schermen, projectie, geluidsinstallaties, camera's en vergadertechniek in vergaderzalen, aula's, raadszalen, hotels of tijdelijke kantoorruimtes. De apparatuur blijft eigendom van de leverancier, terwijl de gebruiker betaalt voor het gebruik en meestal ook voor onderhoud en ondersteuning. Het is daarmee een tussenvorm tussen losse evenementverhuur en een vaste installatie die wordt gekocht.

Bij aanschaf is de apparatuur eigendom en staat die als investering op de balans, met afschrijving, onderhoud en vervanging voor eigen rekening. Bij lease of langlopende verhuur zijn de kosten periodiek en vooraf bekend, en zijn service, onderhoud en vaak ook vervanging bij storing in het bedrag opgenomen. Een tweede verschil is veroudering: audiovisuele techniek ontwikkelt zich snel, en bij een huurconstructie kan er tussentijds of aan het einde van de looptijd worden opgewaardeerd zonder restwaardeprobleem. Welke vorm financieel en fiscaal het gunstigst uitpakt, verschilt per organisatie en is iets om met de eigen accountant of controller af te stemmen.

Naast de apparatuur zelf worden doorgaans installatie, inregeling en oplevering meegenomen, inclusief bekabeling en bevestiging. Verder bevatten de meeste overeenkomsten preventief onderhoud, storingsafhandeling met een afgesproken reactietijd en vervangende apparatuur wanneer iets defect raakt. Ook een korte gebruikersinstructie of training hoort er vaak bij, omdat techniek alleen waarde heeft als medewerkers ermee overweg kunnen. Verder zijn de looptijd, opzegtermijn, verzekering en aansprakelijkheid bij schade of diefstal onderdeel van de afspraken, dus die punten zijn het waard om vooraf goed door te nemen.

Het is vooral interessant bij tijdelijke huisvesting, verbouwingen en projectlocaties, waar een vaste installatie niet rendabel of niet toegestaan is. Ook organisaties met wisselende behoeften kiezen er vaak voor, bijvoorbeeld wanneer het aantal vergaderruimtes of de gewenste opstelling nog niet vaststaat. Daarnaast wordt het gebruikt om een grote investering te spreiden, of om eerst een seizoen of jaar ervaring op te doen met een opstelling voordat er definitief wordt gekozen. Bij meerjarige evenementen, congresreeksen en langdurige projecten voorkomt het bovendien dat apparatuur telkens opnieuw aangevoerd en opgebouwd moet worden.

Meestal zijn er drie mogelijkheden: de apparatuur wordt opgehaald, de overeenkomst wordt verlengd, of er wordt overgestapt op nieuwere apparatuur binnen een nieuwe periode. Bij sommige constructies bestaat ook de mogelijkheid de apparatuur tegen restwaarde over te nemen, al is dat niet bij elke vorm van huur het geval. Verwijdering, transport en het herstellen van bevestigingspunten horen doorgaans bij de afspraken, zodat de ruimte netjes wordt achtergelaten. Teruggenomen apparatuur wordt in de regel gereviseerd en opnieuw ingezet, wat de keten aanzienlijk duurzamer maakt dan aanschaf en afdanking per gebruiker.