Er wordt gekeken naar drie dingen: de talencombinatie, het vakgebied en de werkvorm. Een tolk werkt altijd vanuit en naar specifieke talen, en het onderwerp bepaalt of er een tolk met juridische, medische, technische of financiële achtergrond nodig is, vakjargon laat zich niet improviseren. Daarnaast maakt het uit of het gaat om een plenaire sessie, een rondleiding of een besloten gesprek, omdat dat een andere werkvorm en andere techniek vraagt. Bij congressen worden techniek en tolken meestal in één opdracht geregeld, zodat de installatie, het aantal cabines en de talenindeling op elkaar aansluiten.

Bij simultaan tolken vertaalt de tolk vrijwel gelijktijdig met de spreker vanuit een cabine, waardoor het programma op normale snelheid doorloopt; dit is de standaard bij congressen. Bij consecutief tolken wacht de tolk tot de spreker een passage heeft afgerond en vertaalt daarna, wat ongeveer een verdubbeling van de spreektijd betekent maar geen zware techniek vraagt. Fluistertolken is een lichte vorm van simultaan tolken voor één tot enkele personen, eventueel met een tourguideset. De keuze bepaalt direct de planning: bij consecutief tolken moet er in het programma extra tijd worden ingeruimd.

Voorbereiding is een groot deel van het werk, dus hoe eerder het materiaal beschikbaar is, hoe beter de vertaling. Nuttig zijn het programma met tijden, de presentaties, sprekersnamen en functies, eerdere verslagen en een lijst met vaktermen, afkortingen en productnamen. Wordt er een tekst voorgelezen of een video getoond, dan is het belangrijk die vooraf te delen, omdat voorgelezen tekst sneller gaat dan spontane spraak. Materiaal dat vertrouwelijk is, kan gewoon gedeeld worden: tolken zijn gebonden aan geheimhouding.

De prijs wordt vooral bepaald door het aantal talen, de duur van het programma en de werkvorm. Omdat simultaan tolken in duo's gebeurt, worden er per taal doorgaans twee tolken ingezet zodra een sessie langer dan ongeveer een uur duurt. Verder spelen reistijd, eventuele overnachting, voorbereidingstijd en de benodigde techniek, cabines, kanalen en ontvangersmee in de offerte. Ook annuleringsvoorwaarden horen bij de afspraken, omdat tolken een dag of dagdeel reserveren en die tijd niet dubbel kunnen inzetten.

Een beëdigd tolk is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) en is verplicht bij bepaalde officiële handelingen, zoals zittingen bij de rechtbank, verhoren, notariële akten en procedures bij de IND. Voor congressen, presentaties en bedrijfsbijeenkomsten is beëdiging niet vereist; daar telt vooral vakinhoudelijke ervaring en congreservaring. Wel wordt bij arbitragezittingen, hoorzittingen en juridisch gevoelige bijeenkomsten vaak bewust voor een beëdigd of juridisch gespecialiseerde tolk gekozen. Bij twijfel is het verstandig vooraf bij de organiserende of ontvangende instantie na te gaan welke eis geldt.