De regie: de plek waar alles samenkomt
Ergens in de zaal staat de regietafel, en daar loopt alles samen: de microfoons, de presentaties, het camerabeeld, het licht en, als er gestreamd wordt, de uitzending. Samen met de locatie bepalen wij waar die tafel het beste staat, met zicht op het podium én op het publiek, want een technicus die het scherm niet kan zien kan ook niet corrigeren. Vanaf die plek mixt hij het geluid live mee, schakelt hij tussen presentatie, video en camera, en stuurt hij het licht aan bij een wisseling in het programma. Bij grotere producties zit er per discipline iemand, met een intercomverbinding naar de camera's en het podium, zodat een beeldwissel afgesproken is en niet toevallig. De regie stellen wij zo op dat hij niet in het zicht of in de looproute van uw gasten staat.
Voorbereiding: schouw, draaiboek en generale
Het grootste deel van ons werk gebeurt voordat de eerste gast binnenloopt. Bij een zaal die wij niet kennen komen wij vooraf kijken: waar zit de stroom, wat kan er aan het plafond hangen, hoe lopen de zichtlijnen, waar is de laad- en losplek en hoeveel tijd krijgen wij om op te bouwen. Uw draaiboek nemen wij regel voor regel door: wie spreekt wanneer, welke video wordt getoond, wanneer gaat het licht omlaag, wat moet er online gebeuren, en vertalen wij dat naar een technisch plan. Op de dag zelf doen wij een generale met de sprekers en de dagvoorzitter: microfoons om, even wennen aan het podium, beeldwissels doornemen. Wat daar naar boven komt, lossen wij op terwijl de zaal nog leeg is.
Onze technici
Onze technici zijn vakmensen die weten wat er op het spel staat bij een congres: één moment waarop het goed moet gaan, met een volle zaal en sprekers die op hun inhoud willen letten in plaats van op de techniek. Zij komen in pak op locatie, met laptop en servicecase, en blijven de hele dag, niet alleen tijdens de opbouw. Reservekabels, adapters, batterijen en een tweede presenter liggen standaard klaar, zodat een probleem opgelost is voordat het er een wordt. Voor bijeenkomsten in beveiligde omgevingen, zoals rechtbanken en overheidsinstellingen, beschikken onze mensen over een VOG en werken zij volgens de AVG. En omdat wij dit sinds 1962 doen, heeft vrijwel elke situatie die zich op een congresdag kan voordoen zich bij ons al eens eerder voorgedaan.
Projectleiding bij grote en meerdaagse congressen
Zodra er meerdere zalen, meerdere dagen of meerdere leveranciers in het spel zijn, komt er een projectleider bij. Die is uw vaste aanspreekpunt, van de eerste offerte tot de laatste kist die de deur uit gaat. Hij verdeelt de technici over de zalen, maakt de op- en afbouwplanning, stemt met de locatie af over toegang, stroom en tijden, en schakelt met uw andere leveranciers, de standbouwer, de cateraar, de decorbouwer. Loopt het programma anders dan gepland, dan hoeft u niet uit te zoeken wie u moet hebben: u belt één nummer. Bij meerdaagse congressen blijft de opstelling 's nachts staan en controleren wij elke ochtend alles opnieuw voordat de eerste sessie begint.