Alle presentaties vooraf op één systeem
Wij vragen de presentaties het liefst een dag van tevoren op en zetten ze klaar op één centrale computer, met een back-upsysteem ernaast. Voordat het congres begint openen wij elke presentatie en lopen wij hem door: staan de lettertypen goed, klopt de beeldverhouding met het scherm in de zaal, spelen de video's af én geven ze geluid, en werken de links en animaties zoals de spreker ze bedoeld heeft. Presentaties die op een Mac zijn gemaakt en op Windows worden afgespeeld leveren de meeste verrassingen op; die controleren wij extra. Wat er niet klopt herstellen wij, of overleggen wij met de spreker. En sprekers die pas op de dag zelf arriveren met een USB-stick of een laatste versie in hun mail zijn geen probleem: die nemen wij aan bij de regietafel en verwerken wij tot vlak voor aanvang.
De spreker op het podium
Een spreker die zich moet omdraaien om zijn eigen sheets te zien, raakt het publiek kwijt. Daarom zetten wij een comfortmonitor aan de voet van het podium, met daarop precies wat de zaal ziet, of desgewenst de presentatorweergave met notities en een voorvertoning van de volgende sheet. Daarnaast staat een aftelklok, zodat de spreker zelf ziet hoeveel spreektijd er nog is en de dagvoorzitter niet hoeft in te grijpen. Doorklikken doet de spreker met een draadloze presenter, zodat hij vrij over het podium kan bewegen zonder aan een laptop vast te zitten. Voor sprekers die dat prettig vinden lopen wij het vooraf even door, zodat niemand voor het eerst op het podium ontdekt hoe de knoppen werken.
Regie: schakelen tussen sheets, video en camera
Tijdens het programma zit onze technicus achter de regie en bepaalt hij wat er op het scherm staat. Van de sheets naar een ingespeelde video, van de video naar het camerabeeld van de spreker en weer terug, zonder zwart beeld of een zichtbaar bureaublad ertussen. Titelbanners met de naam en functie van de spreker zetten wij vanuit dezelfde regie in beeld, net als het logo of de leader tussen programmaonderdelen door. Wordt er ook gestreamd, dan loopt de online kijker mee in diezelfde regie en ziet hij de sheets net zo scherp als de zaal. Alles wat wij tonen is vooraf klaargezet en doorgenomen tijdens de generale met de sprekers.
Parallelsessies en meerdere zalen
Bij een congres met parallelsessies loopt het programma in meerdere zalen tegelijk, met sprekers die van de ene zaal naar de andere lopen en presentaties die in de juiste zaal klaar moeten staan. Wij houden per zaal bij welke sessie wanneer draait en zetten de presentaties vooraf op het systeem van die zaal, zodat een spreker die tien minuten voor aanvang binnenkomt meteen kan beginnen. In elke zaal staat een technicus; een projectleider houdt overzicht over het geheel en is uw aanspreekpunt. Wijzigt het programma gedurende de dag, een spreker die uitvalt, een sessie die doorschuift, dan schuiven wij mee. Worden de sessies ook opgenomen, dan leggen wij ze per zaal vast, zodat deelnemers achteraf de sessie kunnen terugkijken die zij hebben gemist.