Alles wat er tijdens uw bijeenkomst op de schermen verschijnt buiten de presentaties van de sprekers om. In de praktijk gaat het om een openingsleader, overgangen tussen programmaonderdelen, titelbanners met naam en functie van de spreker, een pauzebeeld met aftelklok, sponsor- of partnerlogo's, een programmaoverzicht en een afsluiter. Bij grotere zalen komt daar het beeld op zijschermen of een LED-wand bij, dat vaak een andere verhouding heeft dan het hoofdscherm en dus een eigen ontwerp vraagt. Loopt uw event ook online, dan hoort het beeld dat de thuiskijker ziet tijdens de pauze of tussen sessies daar eveneens bij.

In de basis twee dingen: uw huisstijl en uw draaiboek. Van de huisstijl gebruiken wij het logo in een goede resolutie, de kleurcodes, de lettertypes en eventueel een stijlgids of bestaand beeldmateriaal; van het draaiboek de indeling van de dag met sessietitels, tijden en de namen en functies van de sprekers. Hoe eerder wij die namen hebben, hoe rustiger het ontwerptraject verloopt, maar wijzigingen tot vlak voor de dag zijn geen probleem omdat de titelbanners uit sjablonen komen. Ontbreekt er een stijlgids, dan leiden wij de stijl af van uw website en leggen die keuze eerst aan u voor.

Vooral van de omvang van de set en van het aantal schermformaten. Een dagdeel met één scherm, een leader en titelbanners is een overzichtelijke opdracht; een meerdaags congres met parallelsessies, zijschermen, LED-wand en een streamversie vraagt meer ontwerpwerk omdat elk beeld in meerdere verhoudingen moet kloppen. Bewegend beeld en animatie kosten meer tijd dan stilstaande beelden, en dat verschil is het duidelijkst zichtbaar in de leader. Contentcreatie achteraf rekenen wij apart, op basis van het aantal clips en de formaten die u nodig heeft. Wij maken de offerte per onderdeel, zodat u zelf kunt kiezen waar u wel en niet in investeert.

Dat gaat prima samen en gebeurt vaak. Levert uw bureau de visuals compleet aan, dan controleren wij vooraf of de bestanden in de juiste resolutie, verhouding en indeling staan voor de schermen die er die dag hangen, en spelen wij ze tijdens het programma vanuit de regie in. Levert uw bureau alleen de stijl, dan werken wij die uit tot de complete set die een programma nodig heeft. In beide gevallen doen wij een technische controle voordat het scherm aan gaat: een beeld dat op een laptop goed oogt, kan op een LED-wand van dichtbij alsnog tegenvallen.

Daar is de opzet op gebouwd. Omdat namen, titels en tijden uit sjablonen komen, is een spreker die afzegt, een sessie die van zaal wisselt of een programma dat een kwartier uitloopt een kwestie van aanpassen in de regie, niet van opnieuw ontwerpen. Onze technicus zit de hele dag achter de regietafel en volgt het programma zoals het werkelijk verloopt, in overleg met de dagvoorzitter of uw eventmanager. Ook een aftelklok die opnieuw gezet moet worden of een pauze die langer duurt, lost hij ter plekke op zonder dat het publiek er iets van merkt.