Tourguide systeem huren: zo kies je de juiste set voor jouw groep
Een tourguide systeem is een draadloze set met een zender voor de spreker en ontvangers met oortelefoon of headset voor de groep. Wie een tourguide systeem wil huren, kiest in de praktijk op vier punten: het aantal deelnemers, het aantal talen of groepen, de omgeving waarin je loopt en de duur van het programma. Voor rondleidingen tot ongeveer 250 personen zijn er systemen die probleemloos meelopen, ook in fabriekshallen en musea.
Rondleidingen lopen zelden mis op de inhoud. Ze lopen mis op verstaanbaarheid. Een gids die tegen machinelawaai in praat, een groep die zich in een halve cirkel om de spreker verdringt, achterblijvers die de helft missen: het zijn klassieke situaties tijdens bedrijfsbezoeken, fabrieksrondleidingen en excursies rond congressen. Een tourguide systeem lost dat op door het geluid van de spreker rechtstreeks naar het oor van elke deelnemer te sturen.
In ruim zestig jaar AV-techniek hebben wij bij IFS Audiovisueel deze sets ingezet in rechtbanken, ministeries, musea, productiehallen, buiten en congrescentra. De techniek is volwassen, maar de keuze tussen systemen en configuraties bepaalt wel of een rondleiding soepel verloopt. Hieronder staat waar je in de praktijk op let.
Wat is een tourguide systeem precies?
Een tourguide systeem, ook wel fluisterset of rondleidingsysteem genoemd, bestaat uit drie onderdelen. De spreker draagt een zender met een headsetmicrofoon of een handmicrofoon. Elke deelnemer krijgt een ontvanger met oortelefoon, oorbeugel of stethoset. Daarnaast hoort er altijd een laadkoffer bij, die de apparatuur oplaadt en tegelijk transporteert.
De verbinding is tegenwoordig digitaal. Dat betekent geen ruis, geen storing van andere draadloze apparatuur in het gebouw en, bij de meeste systemen, versleutelde audio. Dat laatste is geen luxe bij een rondleiding door een productielocatie, een laboratorium of een beveiligde omgeving.
Waar zet je een tourguide systeem voor in?
De toepassingen lopen verder uiteen dan de naam doet vermoeden.
Rondleidingen en bedrijfsbezoeken. De klassieke toepassing: een gids die loopt en praat, een groep die verspreid meeloopt. Deelnemers hoeven niet meer in een kluitje te staan en kunnen rustig kijken terwijl ze luisteren.
Fluistervertaling. Een tolk vertaalt zachtjes mee in de zender, de anderstalige deelnemers luisteren via hun ontvanger. Dit is de lichtste vorm van simultaanvertaling en vraagt geen tolkencabine. Handig bij werkbezoeken, kleine delegaties en bilaterale gesprekken.
Trainingen en instructies op locatie. Bij veiligheidsinstructies in een lawaaiige omgeving is een fluisterset vaak de enige manier om iedereen daadwerkelijk te bereiken.
Meertalige vergaderingen zonder vaste opstelling. Sommige systemen ondersteunen meerdere kanalen naast elkaar, waardoor je in dezelfde ruimte verschillende talen kunt distribueren.
Toegankelijkheid. Slechthorende deelnemers kunnen het geluid rechtstreeks in het oor ontvangen, zonder last van galm of achtergrondgeluid. Voor blinde en slechtziende bezoekers kan hetzelfde systeem audiodescriptie uitzenden. Zie ook onze blog over ringleiding en doventlus.
De voordelen op een rij
- Iedereen verstaat de spreker, ook achteraan de groep en ook in een lawaaiige omgeving.
- De gids hoeft niet te schreeuwen, wat schelen in stemvermoeidheid en in overlast voor andere bezoekers.
- Groepen kunnen groter zijn zonder dat de kwaliteit daalt.
- Deelnemers bewegen vrij en kunnen kijken zonder de spreker uit het oog te verliezen.
- Meertaligheid is mogelijk zonder cabines, statieven of vaste opstelling.
- De sets zijn licht, snel uit te delen en binnen enkele minuten operationeel.
Tourguide systeem huren: waar let je op?
1. Aantal deelnemers en aantal groepen
Bepaal eerst hoeveel ontvangers je nodig hebt en of de groep in subgroepen uiteenvalt. Twee groepen die tegelijk door hetzelfde gebouw lopen, hebben elk een eigen kanaal nodig. Reken altijd enkele reserve-ontvangers mee, zeker bij groepen boven de vijftig personen.
2. Aantal kanalen en talen
Hier zit het grootste verschil tussen systemen. Voor één gids in één taal volstaat een basisset. Zodra er tolken bijkomen of meerdere routes tegelijk lopen, wordt het aantal beschikbare kanalen bepalend voor wat mogelijk is.
3. De omgeving
Beton, staalconstructies, liftschachten en dikke muren dempen het signaal. Fabriekshallen zitten daarnaast vol met andere draadloze apparatuur. Een systeem met automatisch frequentiebeheer heeft in zo'n omgeving duidelijk de voorkeur. Bij twijfel doen we vooraf een test op locatie.
4. Duur van het programma
Een rondleiding van een uur stelt andere eisen dan een congresdag met excursies van 's ochtends tot 's avonds. Let op de batterijduur van de ontvangers en op de beschikbaarheid van een laadkoffer waarmee je tussen sessies door kunt bijladen.
5. Type oortelefoon en hygiëne
Bij grote groepen en wisselend gebruik is dit een reëel punt. Stethosets zijn comfortabel en blijven goed zitten, losse oordopjes zijn hygiënischer per deelnemer. Wij leveren de sets gereinigd aan en werken waar nodig met disposable oordopjes.
6. Koppeling met de zaaltechniek
Begint of eindigt de rondleiding in een zaal? Dan is het prettig als het tourguide systeem het geluid van de zaalinstallatie kan overnemen, zodat deelnemers hun ontvanger niet hoeven af te doen. Dat vraagt om een audiokoppeling die vooraf is ingeregeld.
Sennheiser Tourguide 2020-D of Televic Unite?
Twee systemen komen in de professionele verhuur het vaakst voor. Ze zijn allebei goed, maar ze zijn niet inwisselbaar.
Sennheiser Tourguide 2020-D is het werkpaard voor rondleidingen. Het systeem werkt in Europa in de 863 tot 865 MHz band en biedt zes kanalen in tourmodus en acht in conferentiemodus. De HDE 2020-D-II stethoset ontvanger weegt ongeveer 73 gram en draait tot acht uur op een acculading. De ontvanger schakelt zichzelf uit zodra een deelnemer hem afzet, wat in de praktijk veel batterijduur scheelt. De audio loopt van 100 tot 7.000 Hz, ruim voldoende voor spraak. Sterk punt: eenvoud, laag gewicht en snelle uitgifte aan grote groepen.
Televic Unite is een breder platform. Het werkt op de licentievrije DECT-standaard met automatisch frequentiebeheer, haalt tot 300 meter in open ruimte en ondersteunt tot 32 parallelle groepen of talen. De audiobandbreedte is 14 kHz, de audio is versleuteld met AES-256 en er kunnen drie sprekers tegelijk actief zijn binnen dezelfde groep. Met het AP4 access point en een Dante-interface koppelt het systeem direct aan de zaaltechniek. Sterk punt: meertaligheid, beveiliging en de combinatie van rondleiding, presentatie en tolkendistributie in één systeem. We schreven er eerder een uitgebreide blog over: Televic Unite als één draadloos systeem.
De vuistregel die wij hanteren: gaat het om een rondleiding in één of twee talen, dan is de Sennheiser 2020-D snel, licht en meer dan afdoende. Komen er tolken bij, meerdere talen, gevoelige informatie of een koppeling met de congrestechniek, dan is Televic Unite de logische keuze.
Uit de praktijk
Bij internationale werkbezoeken zien we vaak dezelfde combinatie: een plenair deel in een zaal met tolkencabines, gevolgd door een rondleiding over locatie. De valkuil is dat beide onderdelen los van elkaar worden ingekocht, waarna deelnemers halverwege moeten wisselen van apparatuur en de vertaling even wegvalt. Door tolkentechniek en tourguide systeem in één keten te plannen, blijft de vertaling doorlopen van zaal naar rondleiding. Dat scheelt uitleg, tijd en misverstanden.
Een tweede terugkerend punt is de uitgifte. Honderd ontvangers uitdelen aan de deur kost tijd als niemand het coördineert. Wij zetten daar standaard iemand op, inclusief telling bij inname, zodat er aan het eind van de dag geen apparatuur zoekraakt.
Tot slot
Een tourguide systeem huren is geen ingewikkelde beslissing, zolang je vooraf weet hoeveel mensen er meelopen, in hoeveel talen en in wat voor omgeving. Die drie antwoorden bepalen het systeem. De rest is logistiek en goede begeleiding op de dag zelf.
Meer weten over de mogelijkheden? Kijk op onze pagina over tolk- en vertaaloplossingen of neem contact op voor advies over de juiste configuratie.
Veelgestelde vragen over tourguide systemen
Hoeveel personen kan een tourguide systeem aan?Bij IFS Audiovisueel leveren we tourguide- en fluistersets tot 250 personen. Het aantal ontvangers is meestal niet de beperking, het aantal beschikbare kanalen wel zodra je met meerdere groepen of talen tegelijk werkt.
Wat is het verschil tussen een tourguide systeem en een fluisterset?
In de praktijk wordt hetzelfde bedoeld. De term fluisterset wordt vaker gebruikt wanneer er een tolk meeluistert en zachtjes vertaalt, tourguide systeem wanneer een gids een groep rondleidt. De apparatuur is dezelfde.
Hoe groot is het bereik van een tourguide systeem?
Dat hangt af van het systeem en de omgeving. Televic Unite haalt tot 300 meter in open ruimte. Beton, staal en liftschachten verkleinen dat bereik aanzienlijk, dus in een fabriekshal of ondergrondse ruimte is een test vooraf verstandig.
Hoe lang gaan de batterijen mee?
De Sennheiser HDE 2020-D-II ontvanger draait tot acht uur op een lading en schakelt automatisch uit zodra hij wordt afgezet. Voor programma's die langer duren, leveren we een laadkoffer mee zodat je tussen sessies door kunt bijladen.
Kan een tourguide systeem ook voor vertaling worden gebruikt?
Ja. Met meerdere kanalen kan elke taal op een eigen kanaal worden uitgezonden. Voor kleine groepen is dit een volwaardig alternatief voor tolkencabines, mits de tolk in een rustige positie kan staan.
